Аутсорсинг печати как метод снижения расходов компании
Все компании, деятельность которых предусматривается организацию печатного процесса, несут 2 вида расходов:
- Явные.
Они складываются из расходов, идущих на приобретение устройств и обслуживание последних. В общей сложности стоимость оборудования составит примерно 1-5% от всего объема расходов. Ремонтирование вышедшей из строя техники и ее обслуживание занимают примерно 10-процентную долю выделенного бюджета.
- Скрытые.
Мало руководителей обращают внимание на этот вид расходов. Однако компании несут дополнительные затраты в течение всего срока эксплуатации печатного оборудования. В первую очередь это касается бумаги. В зависимости от типа и качества последней, а также от объемов напечатанных листов, на нее приходится 10-30% расходов.
Но больше всего компаниям приходится тратить на картриджи и другие материалы. Эти расходы достигают 80% от общего объема затрат.
О скрытых расходах
Многие руководители не понимают, что включают в себя скрытые издержки, которые компания несет в течение срока эксплуатации печатного оборудования. Такие затраты можно условно объединить в 3 группы:
- Неэффективная организация работы IT-отдела.
Не все компании нанимают на работу сотрудников, которые занимаются мелкими поручениями типа замены картриджа в принтере или заказ новой бумаги. Также мало кто обращается в сторонние организации, заказывая аутсорсинг печати. В итоге получается, что IT-специалисты вынуждены выделять время из своего рабочего графика на обслуживание устройств печати.
- Плохая организация рабочего процесса внутри компании.
В эту группу входят печать на МФУ личной информации, плохо организованная логистика внутри офиса и ошибочный вывод документа на печать. Единичные случаи не приводят к существенным затратам. Если сотрудники компании регулярно используют технику не по назначению, что расходы на содержание печатных устройств значительно увеличиваются.
- Другие расходы.
Затраты, возникающие в течение эксплуатации печатного оборудования, включают в себя расходы на содержание помещения, где располагаются такие устройства, и электричество. Есть и еще один пункт, который следует отметить: упущенная выгода. Она возникает в момент, когда оборудование не используется и, соответственно, оно не приносит прибыли.
Универсальным решением, позволяющим сократить расходы, является обращение в специализированную организацию, которая предоставляет аутсорсинг офисной печати.
Снижение затрат
Когда компания преследует цель комплексного снижения издержек, возникающих в течение срока использования печатного оборудования, оптимальным выбором станет организация, которая предоставляет весь спектр аутсорсинга корпоративной печати. Такой провайдер решает любые задачи. В список услуг, предоставляемых аутсорсинговыми компаниями, входит подбор печатного оборудования в зависимости от задач, поставленных заказчиком, приобретение и последующая утилизация расходных материалов.
Определение покопийной печати
Покопийное обслуживание представляет собой одну из услуг аутсорсинга, оценка стоимости которого складывается из количества распечатанных листов. Такой подход позволяет компании уменьшить расходную часть бюджета, связанную с эксплуатацией техники, на сумму от 10 до 60% всех затрат.
Такой вид печати является удобным и объективным методом оценки произведенной работы. Воспользовавшись услугой аутсорсинга, можно заранее подсчитать размер издержек, возникающих в ходе эксплуатации печатного оборудования в определенный промежуток времени.
Покопийное обслуживание техники позволяет освободить сотрудников IT-отдела от обязанностей, не предусмотренных рабочим графиком. Единый поставщик услуг предоставляет определенный вид устройств, которые соответствуют запросам клиента, и при необходимости заменяет печатное оборудование, когда одно из устройств отправляется на ремонт.
Способы оптимизации бюджета
Согласно исследованиям, проведенным российскими аналитиками, порядка 30% средств, выделенных на содержание IT-отдела, уходит на обслуживание печатной техники. В эту сумму вошли издержки, возникающие при закупке печатного оборудования и дополнительных материалов.
Аутсорсинг печати позволяет эффективно оптимизировать расходную статью бюджета IT-отдела.
Что представляет собой аутсорсинг
Бесперебойная печать обеспечивается за счет выполнения следующих этапов:
- Исследование текущей ситуации.
- Разработка рекомендаций по оптимизации процесса.
- Составление коммерческого предложения, включающего условия взаимодействия, график и иные пункты.
В ходе первого этапа (аудита) проводится исследование всех бизнес-процессов, затрагивающих печатный процесс. В частности, оцениваются способы перемещения документов внутри организации. На основании полученной информации составляется план по оптимизации, для разработки которого потребуется сбор максимального объема сведений:
- модели печатного оборудования;
- текущее расположения устройств;
- ежемесячные расходы на печать;
- общее количество отпечатанных листов;
- уровень нагрузки, приходящейся на каждую модель;
- нормы обслуживания техники, принятые в компании, и другое.
На втором этапе составляется примерный план, обеспечивающий оптимизацию печатного процесса. В нем учтены имеющийся в распоряжении парк техники, особенности работы компании и остальную информацию, выявленную в процессе исследования. Обязательным условием является включение в итоговый план уровень критичности реагирования на поломку.
Уровень загрузки техники определяется за счет ручного и автоматического методов. Первый предполагает печать страницы конфигурации каждого оборудования. При автоматическом подсчете применяются специализированные программы, которые приводят информацию о количестве напечатанных листов, уровне чернил и так далее.
Оплата аутсорсинга
Стоимость копии определяется текущими запросами клиента. Также существует вариант заключения покопийного контракта. Компания, обратившаяся за аутсорсингом печати, может выбрать один из следующих способов оплаты:
- Традиционный способ. Наиболее популярный вид оплаты заключающийся в том, что на каждую печатную копию устанавливается фиксированная цена.
- Единая цена. Предполагает установление единой цены на монохромную и цветную печать вне зависимости от количества копий. Компании ежемесячно вносят сумму, соответствующую размеру абонентской платы.
- Фиксированная цена. Предполагает печать определенного количества копий по специальной цене. Стоимость остальных листов рассчитывается, исходя из стандартной ставки.